Моделирование бизнес-процессов предприятия
Вторник, 22 июля, 15:40

Главная  |  Карта сайта  |  Контакты

  Поиск

Моделирование бизнес-процессов предприятия


Моделирование бизнес-процессов предприятия

Выявление, анализ и описание бизнес-процессов компании – мы считаем одной из перспективных областей деятельности, позволяющей руководству компании оценить степень упорядоченности движения материальных ресурсов и информации между подразделениями в рамках существующей организационной структуры управления, выявить резервы экономии денежных средств и времени.

Анализ бизнес-процессов является сравнительно новым направлением для большинства компаний. В то же время такой анализ имеет большую практическую ценность, так как позволяет руководству по-новому взглянуть на процесс функционирования подчиненной ему структуры, а рядовым сотрудникам – осознать свое место и обязанности в производственной системе.

Особое внимание мы уделяем анализу бизнес-процессов для целей оптимизации организационной структуры управления компанией.

Организационная структура управления – это подразделения и должности в организации, выделенные в результате распределения задач, обязанностей, полномочий и ответственности, и взаимоотношения между ними в процессе осуществления деятельности.

Подразделение - структурная единица, входящая в состав организации, представленная совокупностью людей, объединенных общностью деятельности в специальной области работы.

Бизнес-процессы являются кросс-функциональными и пронизывают организационную структуру:



Организационная структура должна разрабатываться для того, чтобы соответствовать определенному набору целей. Структура, опирающаяся на бизнес-процессы, позволяет избежать подмены общей цели организации – удовлетворение клиентов – целями функциональных подразделений, чувствующих себя самодостаточными структурами.

Более четко увидеть основные проблемы функционирования организационной структуры управления и определить направления преодоления этих проблем позволяет реестр бизнес-процессов, который составляется на основе детального анализа функций, регламентных документов (Положений о подразделениях, должностных инструкций работников) и процедур обмена документами и информацией между подразделениями компании.

Описание бизнес-процессов предприятия служит источником информации о функциях предприятия и связях между ними (т.е. о бизнес-процессах и их взаимосвязях), причем эта информация может быть представлена в виде отдельной базы данных, утверждена руководителем предприятия в виде Альбома бизнес-процессов, которая может в дальнейшем использоваться для решения разнообразных задач. Описание бизнес-процессов может быть произведено различными способами, в т.ч. в виде таблиц, текстов, диаграмм.

Таким образом, анализ и описание бизнес-процессов позволяет:

  • оценить оптимальность организации бизнес-процессов и их составляющих,
  • определить источники потерь,
  • проконтролировать целенаправленно вносимые в систему изменения, которые ведут к организации оптимальной работы предприятия и взаимодействия работников предприятия при решении различных задач в рамках процесса функционирования предприятия,
  • сократить объем и предотвратить образование незавершенного производства.

Организационная структура управления может успешно функционировать только при наличии целого ряда документов, регламентирующих отношения, связи и процедуры деятельности, на которых строится организационный механизм.

Регламентные документы устанавливают правила, регулирующие взаимоотношения, способы и порядок действий. На уровне подразделений и видов деятельности таким регламентным документом является положение. На уровне отдельных работников и видов работ таким документом является инструкция. Инструкция по виду работы фиксирует отдельные процедуры – официальный порядок действий при выполнении данной работы и отдельных операций.

Регламенты по структуре управления предполагают адресность, определяют взаимоотношения и подчиненность подразделения. В них определяется состав функций, задач, распределение функций между подразделениями и связи в виде документооборота. Положение выделяет людей, за которыми закреплены функции. Должностная инструкция составляется на конкретное рабочее место.

Регламенты по процессу управления - бизнес-правила, определяющие процедурную сторону осуществления управленческого воздействия, выполнения отдельных работ и операций, дают описание бизнес-процессов. Применяются формы: диаграмма, текст, таблица.

Описание бизнес-процессов может содержать следующие разделы:

  1. Реестр бизнес-процессов в целом по компании.
  2. Перечень основных этапов бизнес-процесса (текст).
  3. Характеристика границ бизнес-процесса, основных клиентов, используемых ресурсов (таблица, текст).
  4. Описание операций бизнес-процесса (диаграмма, текст).
  5. Документооборот по бизнес-процессу (таблица).
  6. Регламент бизнес-процесса (бизнес-правила).
    Альбом бизнес-процессов предприятия
    • Инструкция по процессу;
    • Инструкция для участника процесса.

    Инструкции по процессу представляют собой подробное описание всех действий всех участников бизнес-процесса. Инструкции по процессу выполняются в текстовой форме. К такой инструкции может прилагаться описание документооборота по бизнес-процессу.

    Инструкции для участников бизнес-процесса содержат подробное описание всех действий работника в рамках каждого из бизнес-процессов, в которых он принимает участие. Такая инструкция включает формы документов, заполняемых или формируемых работником, а также правила заполнения полей документов.


ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
бизнес-процессов подразделений Финансовой Дирекции

№ п/пНазвание процессаВходВыходПодразделение
1.Разработка и корректировка нормативов постоянных составляющих эксплуатационных расходовПолучение результатов деятельности предыдущего периодаДоведение нормативов до подразделенийПЭО
2.Разработка и корректировка бюджета доходов и расходов Прогноз основных параметров бюджетаРасчет ожидаемого результата выполнения бюджетаПЭО
2.1.Планирование бюджета доходов и расходовПрогноз основных параметров бюджетаУтверждение бюджета на ПравленииПЭО
2.2.Осуществление бюджетного контроляДоведение утвержденного бюджета до подразделенийВыявление отклонений от планаПЭО
2.3.Анализ исполнения бюджета и корректировкаВыявление отклонений от планаРасчет ожидаемого результата выполнения бюджетаПЭО
3.Обеспечение необходимыми справочными расчетами и аналитическими материалами подразделений по их запросамПолучение запросаПредоставление подразделениям запрашиваемых данныхПЭО
4.Составление и выпуск справочников по основным производственным и финансовым показателям деятельности Получение отчетных данныхПередача справочников во все дирекции ПЭО
5.Осуществление контроля за движением денежных средствПолучение банковских документов по текущей деятельностиСоставление графика платежейФО
6.Организация платежных операцийСоставление подразделением ваучераПередача выписки из банка в БухгалтериюФО
7.Работа по краткосрочным кредитамВозникновение потребности в краткосрочных финансовых средствахВозврат кредитаФО

Описание бизнес-процесса выбора предприятия – исполнителя ремонта

В процессе эксплуатации судна экипаж судна составляет ремонтную ведомость и передает ремонтную ведомость механику-наставнику. За два месяца до начала ремонта (начало ремонта определено графиком) механик-наставник составляет заявочную ремонтную ведомость и передает ее заместителю Технического директора. Заместитель Технического директора согласовывает и уточняет ведомость и определяет список ремонтных предприятий для тендера. Заместитель Технического директора передает согласованную заявочную ремонтную ведомость механику-наставнику, а список ремонтных предприятий – Техническому директору. Технический директор согласовывает список ремонтных предприятий и передает его механику-наставнику. Механик-наставник рассылает согласованную заявочную ремонтную ведомость по ремонтным предприятиям в соответствии со списком. Ремонтные предприятия рассматривают ведомость и разрабатывают коммерческие предложения. Механик-наставник получает от ремонтных предприятий коммерческие предложения с расценками и сроками и обобщает данные коммерческих предложений для передачи Техническому директору. На основе представленных данных за месяц до начала ремонта Технический директор, Директор по флоту, Генеральный директор и Зам. ГД по экономике и финансам совместно принимают решение о выборе предприятия-исполнителя ремонта.



 

Пример заполнения таблицы. Процесс: "Выбор предприятия - исполнителя ремонта судна". ( I вариант)

 

№ п/пДействиеИсполнитель (субъект) действияСрок исполнения№ предыдущего действия и входящее (документ, информация)№ последующего действия и исходящее (документ, информация)
1Составляет
ремонтную
ведомость
Экипаж суднав процессе
эксплуатации
судна
вход2 (ремонтная ведомость)
2Составляет
заявочную
ремонтную
ведомость
Механик-
наставник
за два месяца
до начала
ремонта
(начало ремонта определено
графиком)
1 (ремонтная ведомость)3 (заявочная ремонтная ведомость)
3Согласовывает
и уточняет
ведомость.
Определяет список
ремонтных
предприятий для
тендера
Зам.
Технического
директора
~2 (заявочная ремонтная ведомость)4 (список предприятий), 5 (согласованная заявочная ремонтная ведомость)
4Согласовывает список предприятийТехнический директор~3 (список предприятий)5 (согласованный список предприятий)
5Рассылает
заявочную
ремонтную
ведомость по
ремонтным
предприятиям
Механик-
наставник
~согласованная
заявочная
ремонтная
ведомость,
_______
согласованный
список
предприятий
согласованная
заявочная
ремонтная
ведомость
6Рассматривают
ведомость и
разрабатывают
коммерческие
предложения
Сторонние
организации
~согласованная
заявочная
ремонтная
ведомость
коммерческие предложения
7Получает от
ремонтных
предприятий
коммерческие
предложения с
расценками
и сроками. Обобщает
данные
коммерческих
предложений
для передачи
Техническому
директору
Механик-
наставник
~коммерческие предложенияобобщенные данные о ремонтных предприятиях
8Совместно
принимают
решение о
выборе
предприятия-
исполнителя
Технический директор, Директор по флоту, Генеральный директор, Зам. ГД по экономике и финансамза месяц до начала ремонтаобобщенные
данные о
ремонтных
предприятиях
выход
(решение о
выборе
предприятия-
исполнителя ремонта)

 

Пример заполнения таблицы. Процесс: "Выбор предприятия - исполнителя ремонта судна". ( II вариант)

 

№ п/пДействиеИсполнитель (субъект) действияСрок исполненияДокумент или информацияКому передает
1Составляет
ремонтную
ведомость
Экипаж суднав процессе эксплуатации суднаРемонтная
ведомость
Механику-
наставнику
2Составляет
заявочную
ремонтную
ведомость
Механик-наставникза два месяца
до начала
ремонта
(начало
ремонта
определено
графиком)
Заявочная ремонтная ведомостьЗаместителю Технического директора
3Согласовывает
и уточняет
ведомость.
Определяет
список
ремонтных
предприятий
для тендера
Зам. Технического директора~Согласованная заявочная ремонтная ведомость
____________
Список предприятий
Механику-
наставнику
_____________
Техническому директору
4Согласовывает
список
предприятий
Технический
директор
~Согласованный
список
предприятий
Механику-
наставнику
5Рассылает
заявочную
ремонтную
ведомость
по ремонтным
предприятиям
Механик-
наставник
~Согласованная
заявочная
ремонтная
ведомость
Сторонним
организациям
6Рассматривают
ведомость и
разрабатывают
коммерческие
предложения
Сторонние
организации
~Коммерческие
предложения
Механику-
наставнику
7Получает от
ремонтных
предприятий
коммерческие
предложения с
расценками
и сроками.
Обобщает
данные
коммерческих
предложений
для передачи
Техническому
директору
Механик-
наставник
~Обобщенные
данные о
ремонтных
предприятиях
Техническому
директору
8Совместно
принимают
решение о
выборе
предприятия-
исполнителя
Технический
директор, Директор
по флоту, Генеральный
директор, Зам.
ГД по экономике
и финансам
за месяц до начала ремонтаРешение
о выборе
предприятия-
исполнителя ремонта